Los equipos de computo siempre son altamente vulnerables a una multitud de virus de diferentes tipos. Ahora proteger la empresa de una infección es vital.
Las facturas digitales, son enviadas por correo electrónico al cliente, la gran mayoría del software ofertado no lo envía en forma automática, se tiene que hacer fuera del sistema de facturación electrónica, usando el sistema de correo que normalmente usa la empresa.
Las empresas no tienen servidores de correo propios, usan servicios de "hospedaje" o utilizan sistemas de correo públicos como gmail, yahoo, hotmail. Esos servicios presentan riesgo al no tener control sobre su manejo, su almacenamiento y sobre todo quien tiene acceso a el.
Llegan por correo electrónico, y si no se cuenta con antivirus de clase empresarial, es probable que algunos de esos correos, pretendiendo ser CFDIs, vengan infectados. Además, una vez recibidos, estos deben de ser almacenados electrónicamente, en su formato original por 5 años.
El perder cualquiera de estos CFDIs por virus, falla de equipo o irresponsabilidad, es equivalente a tener un siniestro en la empresa, en donde se pierda toda la evidencia para poder soportar deducciones fiscales y auditoría ya que las representaciones impresas (PDF) carecen de valor legal ante el SAT.
Al momento de tener los CFDIs accesibles en las PCs de los empleados, estos pueden borrar todos o algunos documentos en forma intencional o por descuido. La seguridad de los documentos digitales ahora es mucho más que importante, es vital.
Cuando se tienen diferentes usuarios facturando simultáneamente, lo más probable es que las facturas electrónicas residan en las PCs de los usuarios encargados de crearlas. Estos Certificados Fiscales Digitales deben de ser trasladados, en su formato original, a un lugar centralizado y seguro.